Người thẩm định: Nguyễn Mạnh Tường, Ngô Đức Thọ

Người phê duyệt: Tổng Giám đốc

Ngày phát hành: 02/03/2020

Ngày hiệu chỉnh: 04/03/2022

1. Mục đích

• Quy định rõ ràng về vận hành, quy trình vận hành, trách nhiệm của bộ phận sử dụng và quản lý hệ thống vận chuyển mẫu.
• Đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả hệ thống và tránh thất thoát mẫu.

2. Đối tượng thực hiện

• Khối bác sĩ, khối điều dưỡng, khoa dược.

3. Quy định chung

• Xem xét tập hợp các mẫu bệnh phẩm/giấy tờ/kết quả để chuyển cùng một lượt nhằm tăng hiệu suất hoạt động của hệ thống (Trừ trường hợp cấp cứu), luôn luôn tuân thủ thời gian gửi bệnh phẩm và trả
  • Phải đóng chặt nắp ở cả 2 đầu của carrier trước khi cho vào hệ thống. Đối với carrier loại kín hoàn toàn, phải xoay sang vị trí khóa trước khi cho vào hệ thống.
• Tránh để các vật có từ trường gần các trạm vận chuyển (VD: Nam châm, loa…)
• Khi nhận được carrier đề nghị gửi lại ngay tránh tình trạng các khoa phòng thiếu carrier để gửi bệnh phẩm.
• Chỉ được sử dụng các carrier của khoa/phòng mình để gửi đi nhằm tránh thất lạc carrier (Kết quả) khi khoa/phòng khác gửi về nhầm địa chỉ.
• Trọng lượng mẫu đựng trong carrier không vượt quá 1 kg.
• Khi nhận được carrier phải lấy ngay ra khỏi rổ tránh trường hợp carrier tiếp theo không ra được khỏi trạm gây vỡ carrier, tắc nghẽn hệ thống hoặc hỏng trạm (Lỗi basket full).
• Trách nhiệm của người nhận kết quả:

• • Bàn giao kết quả tới bác sĩ điều trị cho người bệnh.
  • Nếu bệnh nhân đã được chuyển đi thì người nhận chịu trách nhiệm chuyển tiếp kết quả tới nơi bệnh nhân đang điều trị.

4. Quy định ưu tiên khi sử dụng hệ thống chuyển khí nén

4.1. Danh mục bệnh phẩm ưu tiên

• Bệnh phẩm xét nghiệm và thuốc cấp cứu
• Các kết quả xét nghiệm
• Các loại giấy tờ liên quan đến bệnh nhân
• Các loại thuốc và vật tư cần sử dụng ngay cho bệnh nhân (Trừ các dịch truyền)

4.2. Khung giờ hoạt động ưu tiên

• Ưu tiên vận chuyển các hạng mục (1) và (2) trong khung giờ: 9:00 am – 11:00 am và 2:00 pm – 4:00 pm
• Các hạng mục khác : Ngoài khung giờ trên
• Riêng đối với hạng mục “Phiếu tổng hợp lĩnh thuốc”:
  • Phiếu này sẽ được gửi bằng email trực tiếp hoặc in trực tiếp từ Ehos
  • Đối với bản cứng có chữ ký: Khoa Dược và các khoa cùng in bản cứng, có chữ ký, và bàn giao cho nhau sau khi cấp phát thuốc.

4.3. Chú ý

• Nghiêm cấm vận chuyển các vật dụng cá nhân và các vật dụng không nằm trong các hạng mục nêu trên
• Không sử dụng hệ thống khí nén để vận chuyển bệnh phẩm làm khí máu, Papsmear, ThinPrep, tế bào học, nuôi cấy, soi tươi.
• Không được đưa bất kỳ vật dụng nào ngoài carrier vào miệng ống của trạm.
• Không được mở cửa trạm khi hệ thống đang hoạt động.

5. Quy trình vận hành

5.1. Người gửi

• Kiểm tra lại carrier xem có vấn đề gì bất thường không (Nứt, vỡ ….). Các carrier bị nứt, vỡ, đứt vòng đệm phải gửi ngay cho phòng TTB y tế để sửa chữa, thay thế.
• Kiểm tra mẫu bệnh phẩm đã được đóng gói đúng quy cách.
• Kiểm tra giấy bàn giao mẫu chính xác và có đủ chữ ký (Phụ lục 3).
• Ghi sổ: Số bệnh phẩm đã gửi, giờ gửi, nơi nhận (Phụ lục 4).
• Thao tác gửi carrier tại trạm theo hướng dẫn (Phụ lục 1), địa chỉ các Trạm được ghi trong (Phụ lục 2).

5.2. Người nhận

• Kiểm tra, ký nhận vào giấy bàn giao.
• Ghi sổ số bệnh phẩm đã nhận, giờ nhận và nơi gửi.
• Gửi lại ngay giấy bàn giao và đầy đủ phụ kiện của carrier cho nơi gửi.
• Chốt sổ giữa nơi nhận và nơi gửi khi hết ca làm việc hàng ngày, với đầy đủ chữ ký của cả 2 bên.

6. Quy định về bảo quản

• Không được ném hoặc làm rơi carrier.
• Sử dụng vải mềm ẩm để làm sạch carrier.
• Không để carrier gần nơi có nhiệt độ cao.
• Không cho vật sắc nhọn vào bên trong carrier.
• Không để bất cứ vật gì trên trạm vận chuyển mẫu.

7. Quy định về quản lý

• Các khoa/phòng phải có sổ nhật ký để ghi theo dõi địa điểm, thời gian gửi carrier đi và quay trở lại.
• Điều dưỡng phải bàn giao carrier về số lượng và tình trạng giữa các ca làm việc.
• Khi có sự cố gửi nhầm, người gửi phải lập tức thông báo tới nơi đã gửi tới để tránh trường hợp thất lạc mẫu hoặc kết quả và nơi nhận phải gửi trả ngay lập tức.
• Định kỳ (1 tháng/lần) – kiểm kê số lượng carrier giữa các khoa/bộ phận với phòng TTB Y tế.
• Phòng TBYT có kế hoạch dự trù thay thế ngay cho các khoa/bộ phận số carrier bị hỏng/vỡ để phục vụ kịp thời cho công việc hàng ngày.
• Khi phát hiện sự cố bất thường xin liên hệ:

• • Phòng KT – TTBYT
  • Kỹ sư quản lý hệ thống
  • Ngoài giờ hành chính vui lòng liên hệ theo danh sách trực oncall.

Ghi chú

• Văn bản được sửa đổi lần thứ 03, thay thế văn bản “Hướng dẫn vận hành, bảo quản và quản lý hệ thống vận chuyển mẫu bằng khí nén” – Mã VME.III.2.8.1.1.1.005/V0 phát hành ngày 27/12/2013 và văn bản “Hướng dẫn vận hành, bảo quản và quản lý hệ thống vận chuyển mẫu bằng khí nén” – Mã VME.IV.3.4.1.1.006/V0 phát hành ngày 28/02/2017

Bản quyền và thương hiệu: Thông tin và hình ảnh trên website thuộc quyền sở hữu của Vinmec. Việc sao chép, sử dụng phải được Vinmec chấp thuận trước bằng văn bản.

Miễn trừ trách nhiệm: Tất cả những tư liệu được cung cấp trên website này đều mang tính tham khảo. Do đó, nội dung và hình ảnh sẽ được thay đổi, cập nhật và cải tiến thường xuyên mà không phải thông báo trước. Vinmec không bảo đảm về độ chính xác cũng như sự hoàn thiện về thông tin. Chúng tôi không chịu trách nhiệm pháp lý cho những thiệt hại xuất hiện trực tiếp hay gián tiếp từ việc sử dụng hoặc hành động dựa theo những thông tin trên hoặc một số thông tin xuất hiện trên website này. Vinmec không chịu trách nhiệm pháp lý về những sai sót, lỗi chính tả… do nhập liệu cùng với những sự cố khách quan khác như: nhiễm virus, hành vi phá hoại, ác ý… xảy ra trên website này cũng như các website liên kết, nếu có.

Đường link liên kết: Vinmec sẽ không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý dưới bất kỳ hình thức nào về nội dung của những website không thuộc Vinmec được liên kết với website www.vinmec.com, bao gồm các sản phẩm, dịch vụ và những mặt hàng khác được giới thiệu thông qua những website đó.

Phụ lục 1: Hướng dẫn sử dụng trạm vận chuyển bằng khí nén

Phụ lục 2: Danh sách trạm và địa chỉ tương ứng

Phụ lục 3: Danh sách mẫu máu & bệnh phẩm gửi từ trạm số

Phụ lục 4: Sổ nhật ký sử dụng hệ thống vận chuyển khí nén

0