Hướng dẫn thực hiện quy trình dán mã số nhận dạng mẫu (SID code) trên vật chứa bệnh phẩm xét nghiệm

Người thẩm định: Trương Ngọc Hải, Huỳnh Đình Chiến

Người phê duyệt: Phùng Nam Lâm

Ngày phát hành: 03/12/2018

Ngày hiệu chỉnh: 15/03/2022

1. Mục đích

• Hướng dẫn quy trình thực hiện dán tem mã số SID trên vật chứa bệnh phẩm xét nghiệm (VCBPXN) bao gồm các ống/ tube lấy máu, lọ nước tiểu, lọ lấy phân, tube/ lọ dịch cơ thể, lọ chứa mẫu mô cho Giải phẫu bệnh, lọ chứa que lấy mẫu bệnh phẩm vi sinh,….
• Đảm bảo thống nhất dán duy nhất 1 tem SID xác nhận trên 1 VCBPXN.

2. Phạm vi

• Quy định này áp dụng cho toàn bộ nhân viên y tế, bao gồm bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên và các nhân viên khác (công nghệ thông tin,…), có liên quan đến lấy mẫu bệnh phẩm xét nghiệm.

3. Quy định chung

• Tất cả VCBPXN đều phải được dán duy nhất 1 tem SID trên từng vật chứa, không dán chồng 2 tem PID và SID lên nhau. Tem SID chứa đầy đủ các thông tin: Họ tên người bệnh, giới tính, số PID, ngày tháng năm sinh, tên đơn nguyên/ bộ phận xét nghiệm tên bệnh viện Vinmec, ngày lấy mẫu bệnh phẩm, số thứ tự vật chứa bệnh phẩm, mã số SID và mã vạch SID, tên vật dụng chứa bệnh phẩm. (Xem ví dụ ở Hình 1)
• Tên đơn nguyên/bộ phận xét nghiệm gồm có 4 tên viết tắt: HH: Huyết học; HS: Hóa Sinh, VS: Vi sinh, GPB: Giải phẫu bệnh.
• Tên vật dụng chứa bệnh phẩm: Citrate tube, EDTA tube, Serum tube, Heparine tube, NaF tube, urine container (lọ nước tiểu), Stool container (lọ chứa phân), Pathology container (lọ bệnh phẩm GPB), Sterilized swab (que tăm bông vô khuẩn), Plastic sterilized container (lọ chứa plastic vô khuẩn).
• Thực hiện in, dán tem SID thuộc trách nhiệm của bác sĩ, điều dưỡng tại nơi lấy mẫu bệnh phẩm bao gồm: Các khoa lâm sàng, khoa khám bệnh ngoại trú, khoa phẫu thuật, phòng thủ thuật can thiệp, lấy mẫu xét nghiệm tại chỗ (đối với lấy mẫu ngoại viện). Điều dưỡng tại tất cả các nơi này phải thực hiện tem SID theo đúng chỉ định xét nghiệm của bác sĩ, đúng quy định nhận diện người bệnh, đúng VCBPXN (ống tube/máu, lọ nước tiểu, .v.v.), đúng đơn nguyên/ bộ phận xét nghiệm.
• Việc thực hiện kiểm tra đối chiếu (double check) tất cả thông tin có trên tem SID dán trên VCBPXN với thông tin trên phiếu chỉ định xét nghiệm thuộc trách nhiệm của kỹ thuật viên và bác sĩ khoa Xét nghiệm.
• Tất cả các chi tiết cụ thể trên tem SID là đối tượng được xem xét, cập nhật, thay đổi khi cần thiết cho phù hợp đúng yêu cầu chuyên môn và thực tế khi áp dụng, hoặc xem xét định kỳ mỗi 2 năm/1 lần.
• Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) chịu trách nhiệm phối hợp với Tiểu ban XN/ Khoa XN tạo lập các mã số SID theo yêu cầu.

4. Hướng dẫn cụ thể

4.1. Chuẩn bị VCMBPXN, tem SID

• Hoàn tất Phiếu chỉ định Xét nghiệm.
• Bác sĩ phải ghi xác nhận loại phiếu chỉ định xét nghiệm (có 4 loại nội dung chỉ định XN, để chung hoặc để riêng trên một phiếu: Hóa Sinh – Miễn Dịch (HS – MD); Huyết học (HH), Vi sinh (VS); Giải Phẫu Bệnh (GPB)); cho chỉ định xét nghiệm phù hợp theo phiếu chỉ định xét nghiệm; và ký tên xác nhận đầy đủ trên phiếu chỉ định xét nghiệm.
• Điều dưỡng ký tên xác nhận, ghi nhận giờ thực hiện lấy mẫu bệnh phẩm, đóng dấu/mộc tên khoa lâm sàng hoặc tên phòng khám ngoại trú, .v.v. lên phiếu chỉ định xét nghiệm.
• In tem SID: Điều dưỡng thực hiện in tem SID theo chỉ định xét nghiệm của bác sĩ lâm sàng, thực hiện đúng theo yêu cầu tem SID trong phần quy định chung và đảm bảo mã vạch phải nằm ở khoảng giữa của khổ giấy tem. (Xem Hình 1)

Hình 1. Mẫu in tem SID

• Kiểm tra và dán tem SID: Điều dưỡng kiểm tra, dán SID đúng người bệnh, đúng tên loại vật chứa, đúng bệnh phẩm, đúng bộ phận xét nghiệm nêu trong thông tin của tem SID, luôn đối chiếu so sánh với thông tin trong phiếu chỉ định xét nghiệm.
• Tem SID phải được dán thẳng đứng hoàn toàn vào phần giấy, đúng vị trí “dán tem” quy định trên vật chứa, bắt đầu từ mép trên của giấy theo như mẫu bên dưới (Hình 2).

Hình 2: Ống mẫu máu dán tem SID

• Những trường hợp cần nhiều (≥ 2) tem SID đối với 1 loại vật chứa thì phải lấy đủ số vật chứa đúng với số lượng SID cần thiết. Ví dụ xét nghiệm công thức máu và HbA1c có cùng vật chứa là tube EDTA nhưng có 2 SID nên phải thực hiện lấy 2 tube EDTA.
• Lấy mẫu bệnh phẩm: Đối với mẫu máu, cần thực hiện việc lấy mẫu và dán tem SID theo thứ tự ưu tiên như đã quy định trong “Cẩm nang hướng dẫn dịch vụ”. Các mẫu bệnh phẩm khác được lấy vào vật chứa tương ứng như đã quy định trong “Cẩm nang hướng dẫn dịch vụ”.

Lưu ý: Đối với trường hợp cấp cứu phải lấy mẫu máu trước khi có SID, các mẫu máu có thể được dán PID trước. Việc in và dán SID chồng khít lên PID sẽ được tiến hành sau đó trước khi gửi xuống khoa xét nghiệm

• Cho tất cả mẫu xét nghiệm của từng khách hàng riêng lẻ vào một túi zip và bấm chung với phiếu chỉ định xét nghiệm của khách hàng đó để vận chuyển qua hệ thống khí nén. Trong trường hợp vận chuyển tay trực tiếp thì thực hiện theo quy định riêng của khoa/ bộ phận. 
• Gửi mẫu kèm sổ ghi giao mẫu xuống khoa xét nghiệm bằng cách vận chuyển tay trực tiếp hoặc dùng carrier qua hệ thống khí nén.

4.2. Nhận mẫu

• Nhân viên khoa xét nghiệm nhận mẫu bệnh phẩm, kiểm tra đầy đủ thông tin trên phiếu chỉ định.
• Kiểm tra đối chiếu (double check) nội dung trên tem SID với thông tin trên phiếu chỉ định xét nghiệm, bao gồm: Họ tên người bệnh, ngày tháng năm sinh, giới tính, số PID, ngày lấy mẫu xét nghiệm, loại phiếu xét nghiệm, loại VCBPXN phù hợp với chỉ định xét nghiệm, và mã số vạch SID.
• Kiểm tra số lượng, chất lượng và cách dán SID của VCBPXN đúng với chỉ định xét nghiệm.
• Ký tên vào sổ giao mẫu, trả ngay cho khoa phòng và ghi nhận vào file nhận mẫu của khoa xét nghiệm.
• Tiến hành phân phối cho các bộ phận chuyên môn để thực hiện xét nghiệm.
• Trường hợp có bất cứ sự không phù hợp nào đều được ghi nhận vào sổ tiếp nhận mẫu không đạt của khoa xét nghiệm và báo ngay cho khoa phòng khắc phục.

Tài liệu tham khảo

• ISO-15189, mục 5.4. Quy trình trước xét nghiệm
• Tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học, theo QĐ 2429/QĐ-BYT ngày 12-6-2017; Giai đoạn trước xét nghiệm, mục 8.2. Phiếu yêu cầu xét nghiệm.

Chữ viết tắt:

• VCBPXN: Vật chứa bệnh phẩm xét nghiệm
• GPB: Giải phẫu bệnh
• HH: Huyết học
• IT: Information Technology: Công Nghệ Thông Tin
• KTV: Kỹ thuật viên
• MD: Miễn dịch
• PID: Patient Identification: mã số nhận diện người bệnh
• SID: Sample Identification: mã số nhận diện mẫu
• HS: Hoá sinh
• VS: Vi sinh

Bản quyền và thương hiệu: Thông tin và hình ảnh trên website thuộc quyền sở hữu của Vinmecdr. Việc sao chép, sử dụng phải được Vinmecdr chấp thuận trước bằng văn bản.

Miễn trừ trách nhiệm: Tất cả những tư liệu được cung cấp trên website này đều mang tính tham khảo. Do đó, nội dung và hình ảnh sẽ được thay đổi, cập nhật và cải tiến thường xuyên mà không phải thông báo trước. Vinmecdr không bảo đảm về độ chính xác cũng như sự hoàn thiện về thông tin. Chúng tôi không chịu trách nhiệm pháp lý cho những thiệt hại xuất hiện trực tiếp hay gián tiếp từ việc sử dụng hoặc hành động dựa theo những thông tin trên hoặc một số thông tin xuất hiện trên website này. Vinmecdr không chịu trách nhiệm pháp lý về những sai sót, lỗi chính tả… do nhập liệu cùng với những sự cố khách quan khác như: nhiễm virus, hành vi phá hoại, ác ý… xảy ra trên website này cũng như các website liên kết, nếu có.

Đường link liên kết

Vinmecdr sẽ không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý dưới bất kỳ hình thức nào về nội dung của những website không thuộc Vinmecdr được liên kết với website www.vinmecdr.com, bao gồm các sản phẩm, dịch vụ và những mặt hàng khác được giới thiệu thông qua những website đó.

0