Hướng dẫn thực hiện quy trình chuyên môn tiếp nhận và bàn giao mẫu máu cuống rốn và dây rốn

Tác giả: Ngân hàng mô Vinmec 
Người thẩm định: Hội đồng khoa học Viện Ứng dụng Y học tái tạo 
Người phê duyệt: Viện trưởng Viện Ứng dụng Y học tái tạo 
Ngày phát hành: 26/08/2021 

1. Mục đích 

Đảm bảo chất lượng của mẫu máu cuống rốn (MCR) và dây rốn (DR) được chuyển đi hoặc tiếp nhận từ nơi khác đến. 

2. Nguyên lý 

Mẫu và sản phẩm mẫu MCR/DR được chuyển đi hoặc tiếp nhận từ một đơn vị khác tới Ngân hàng mô Vinmec phải đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin mẫu, điều kiện bảo quản cũng như quy cách đóng gói vận chuyển. 

3. Định nghĩa và các khái niệm liên quan 

• MCR: là lượng máu còn sót lại trong bánh nhau và dây rốn sau khi em bé được sinh ra; 
• DR: là một cấu trúc giống như ống hẹp, kết nối thai đang phát triển với nhau thai, DR được cắt rời từ em bé sau khi em bé được sinh ra. 
• Vận chuyển mẫu: là quá trình tiếp nhận mẫu MCR/DR ở nơi khác về xử lý hay lưu trữ tại ngân hàng mô (NHM) 

4. Thiết bị/ vật tư tiêu hao/ hóa chất 

4.1. Thiết bị 

Ghi chú: Trong trường hợp cấp thiết, có thể thay thế các thiết bị trên bằng các thiết bị có tính chất và độ an toàn tương tự

4.2. Vật tư tiêu hao

Ghi chú: Trong trường hợp cấp thiết, có thể thay thế các vật tư trên bằng các sản phẩm có tính chất và độ an toàn tương tự

4.3. Hóa chất

Ghi chú: Trong trường hợp cấp thiết, có thể thay thế các hóa chất trên bằng các sản phẩm có tính chất và độ an toàn tương tự

5. Yêu cầu về mẫu 

• Mẫu có đầy đủ thông tin và nguyên vẹn. 
• Các hóa chất và vật tư còn hạn sử dụng và được bảo quản theo khuyến cáo từ hãng; 

6. An toàn 

• Người thực hiện quy trình này có nghĩa vụ phải đọc, hiểu và ký tên vào tài liệu đào tạo thực hiện quy trình này; 
• Thực hiện chính xác các quy định và quy trình về việc xử lý tràn đổ theo Sổ tay an toàn, mã số VNCV5.2-STAT và văn bản VMEC.III.4.3.1.2.11.003/V0 của Bệnh viện Vinmec; 
• Nhân viên mới thực hiện quy trình dưới sự hướng dẫn và quan sát của các chuyên viên hướng dẫn trước khi thực hiện một mình bên trong phòng thí nghiệm; 
• Đảm bảo các quy trình phải được thực hiện đúng, chính xác và đầy đủ. 

7. Quy trình kỹ thuật thực hiện 

7.1. Loại mẫu 

Gồm 2 loại mẫu :  

• Mẫu MCR/DR sau thu thập: là loại mẫu sau khi được lấy ở các bệnh viện khác ngoài Vinmec Times City (VMTC) hoặc trong bệnh viện VMTC được nhân viên, cộng tác viên vận chuyển về NHM Vinmec để bảo quản, xử lý, và lưu trữ. 
• Mẫu MCR/DR sau xử lý: là loại mẫu đã được xử lý và lưu trữ ở các đơn vị khác, sau đó theo nhu cầu của khách hàng mong muốn được lưu trữ tại NHM Vinmec và được vận chuyển về NHM Vinmec hoặc mẫu lưu trữ tại VMTC được chuyển đi nơi khác. 

7.2. Lên kế hoạch tiếp nhận mẫu 

Liên lạc với đơn vị vận chuyển hoặc đối tác, khách hàng để có kế hoạch nhận mẫu. 

7.3. Chuẩn bị 

• Kiểm tra hồ sơ đi kèm mẫu phải đầy đủ các thông tin về về sản phụ/ mẹ em bé, thông tin về mẫu, thời gian thu thập/ xử lý mẫu cũng như các kết quả xét nghiệm đi kèm 
• Kiểm tra nhiệt độ mẫu tại thời điểm nhận hoặc trong suốt thời gian vận chuyển 
• Kiểm tra tính toàn vẹn của mẫu, quy cách đóng gói vận chuyển 

7.4. Các bước tiến hành 

7.4.1. Tiếp nhận mẫu MCR/ DR sau thu thập 

Trường hợp 1: Mẫu được thu thập bởi nhân viên NHM Vinmec hoặc thu thập tại bệnh viện VMTC 

• Bước 1. Mẫu sau khi thu thập điền đầy đủ thông tin và dán nhãn theo quy trình thu thập mẫu MCR/DR. 
• Bước 2. Vận chuyển về phòng lưu mẫu sau thu thập (ghi hoặc dán nhãn mẫu tham gia dịch vụ). 
• Bước 3. Để mẫu vào tủ mát Helmer và ghi vào sổ theo dõi. 
• Bước 4. Điền thông tin vào sổ theo dõi/bàn giao mẫu. 
• Bước 5. Điền thông tin vào file excel danh sách thu thập mẫu 
• Bước 6. Kiểm tra thông tin chỉ định và gửi xét nghiệm sàng lọc MCR/DR. 
• Bước 7. Kiểm tra tình trạng mẫu và xét nghiệm sàng lọc của mẫu MCR/DR hàng ngày trước khi bàn giao mẫu. Sau đó bàn giao mẫu cho đơn vị xử lý (với trường hợp mẫu MCR nhân viên xử lý kiểm tra xét nghiệm sàng lọc trước khi xử lý theo quy trình xử lý mẫu và ghi vào sổ theo dõi/bàn giao mẫu; trường hợp mẫu DR nhân viên bàn giao mẫu tới bộ phận xử lý và ký vào phiếu yêu cầu xử lý Phụ lục 2 và ghi vào sổ bàn giao mẫu). Đảm bảo mẫu được xử lý trong vòng 48 giờ với mẫu MCR và 72 giờ với mẫu DR kể từ khi thu thập tới khi xử lý mẫu. 

Trường hợp 2: Mẫu sau thu thập vận chuyển về NHM Vinmec 

• Bước 1. Mẫu sau khi được đóng gói theo quy trình vận chuyển mẫu MCR/DR dành cho khách hàng tham gia dịch vụ lưu trữ tế bào gốc MCR/DR. Kiểm tra các thông tin và ghi chép khi nhận mẫu: Cách đóng gói vận chuyển, nhiệt độ mẫu MCR/DR (đảm bảo từ 4 độ C đến 25 độ C) (kiểm tra nhiệt độ bằng thiết bị kiểm tra nhiệt độ cầm tay), tính toàn vẹn của túi MCR/DR, giấy tờ kèm theo mẫu (hợp đồng, cam kết, kết quả xét nghiệm…), đối chiếu thời gian thu thập vận chuyển MCR/DR đến khi nhận mẫu (không quá 36h với trường hợp vận chuyển đường bộ và không quá 40h với trường hợp vận chuyển đường hàng không). 
• Bước 2. Tạo PID tại Vinmec cho mẫu MCR/DR được tiếp nhận thông tin khách hàng căn cứ trên chứng minh nhân dân/căn cước công dân và hợp đồng tham gia dịch vụ. theo (Phụ lục 3) 
• Bước 3. Dán PID lên túi MCR/DR và hợp đồng hoặc phiếu thu thập mẫu (ghi hoặc dán nhãn mẫu tham gia dịch vụ). 
• Bước 4. Để mẫu vào tủ mát Helmer và ghi vào sổ theo dõi. 
• Bước 5. Điền thông tin vào phiếu bàn giao mẫu ghi chép nhiệt độ. 
• Bước 6. Chỉ định và thanh toán mẫu, gửi xét nghiệm (nếu cần). 
• Bước 7. Kiểm tra tình trạng mẫu và xét nghiệm sàng lọc của mẫu MCR/DR hàng ngày trước khi bàn giao mẫu. Sau đó bàn giao mẫu cho đơn vị xử lý (với trường hợp mẫu MCR nhân viên xử lý kiểm tra xét nghiệm sàng lọc trước khi xử lý theo quy trình xử lý mẫu và ghi vào sổ theo dõi/bàn giao mẫu; trường hợp mẫu DR nhân viên bàn giao mẫu tới bộ phận xử lý và ký vào phiếu yêu cầu xử lý Phụ lục 2 và ghi vào sổ bàn giao mẫu). Đảm bảo mẫu được xử lý trong vòng 48 giờ với mẫu MCR và 72 giờ với mẫu DR. Đảm bảo mẫu được xử lý trong vòng 48 giờ với mẫu MCR và 72 giờ với mẫu DR kể từ khi thu thập tới khi xử lý mẫu. 

Trường hợp 3: Khách hàng sinh tại Vinmec nhưng lưu tại nơi khác: Sau khi nhận thông tin từ khách hàng. Nhân viên NHM Vinmec chỉ định dịch vụ để khách hàng hoặc ngân hàng đối tác đi thanh toán. 

• Bước 1. Tiếp nhận hoặc chuẩn bị bộ kít thu thập MCR/DR theo yêu cầu từ đơn vị khác mà khách hàng có đăng ký dịch vụ hoặc sử dụng kit thu thập của NHM Vinmec. 
• Bước 2. Tiến hành thu thập theo quy trình đơn vị ngoài Vinmec hoặc theo quy trình thu thập dành cho khách hàng tham gia dịch vụ tại Vinmec. 
• Bước 3. Bàn giao mẫu cho đơn vị mà khách hàng yêu cầu và ghi chép và lưu giữ thông tin (Phụ lục 4). 

7.4.2. Tiếp nhận và vận chuyển mẫu MCR/DR sau lưu trữ

Trường hợp 1: Tiếp nhận mẫu sau lưu trữ từ đơn vị khác. 

• Bước 1. Kiểm tra thông tin khi nhận mẫu:  
  • Kiểm tra niêm phong thùng vận chuyển  
  • Nhiệt độ mẫu máu cuống rốn (đảm bảo từ -150 độ C đến -196 độ C)  
  • Tính toàn vẹn của mẫu MCR/DR sau lưu trữ  
  • Giấy tờ kèm theo (phiếu yêu cầu vận chuyển và lưu mẫu, phiếu vận chuyển, xử lý, các kết quả xét nghiệm của mẫu trước và sau xử lý…) 
• Bước 2. Tạo PID tại Vinmec cho mẫu MCR/DR được tiếp nhận (Phụ lục 3). 
• Bước 3. Dán PID lên Canister chứa mẫu MCR/DR. 
• Bước 4. Lưu mẫu vào hệ thống lưu mẫu (BioArchive hoặc Cryoplus). 
• Bước 5. Điền thông tin vào phiếu bàn giao mẫu. Ghi lại vị trí lưu trữ vào sơ đồ lưu mẫu của NHM. 

Tiến hành kiểm tra vi sinh, tỷ lệ sống, số lượng tế bào gốc đánh giá lại quá trình vận chuyển và lưu trữ tại đơn vị khác chuyển đến theo yêu cầu từ bác sĩ lâm sàng (sử dụng máy hàn nhiệt túi lưu trữ để hỗ trợ).  Trường hợp 2: Chuyển mẫu MCR sau khi lưu trữ tại NHM Vinmec tới đơn vị khác. Kiểm tra thông tin trước khi lấy mẫu và chuyển mẫu: 

• Kiểm tra phiếu yêu cầu chuyển mẫu của khách hàng và phê duyệt của ban lãnh đạo.  
• Chuẩn bị trạng thiết bị lấy và vận chuyển mẫu  
• Bơm nitơ vào bình vận chuyển và theo dõi nhiệt độ trước khi cho mẫu vào vận chuyển 24h. Khi nhiệt độ đạt từ -150 độ C đến -196 độ C.  
• Cài đặt thiết bị đo nhiệt độ (T0 Tracker) liên tục  
• Kiểm tra vị trí lưu mẫu và thực hiện lấy mẫu theo Quy trình lấy mẫu MCR phục vụ ghép.  
• Đặt mẫu vào bình vận chuyển chuyên dụng  
• Chuẩn bị hồ sơ dữ liệu mẫu theo yêu cầu khách hàng và ký ghi chép biên bản bàn giao mẫu.  
• Lưu trữ hồ sơ và báo cáo lãnh đạo. 

Sau khi kết thúc quá trình vận chuyển, vệ sinh bình vận chuyển, kiểm tra dữ liệu từ thiết bị đo nhiệt độ, ghi nhật ký sử dụng. 

8. Kiểm soát chất lượng 

• Máu cuống rốn trước và sau xử lý được nhận hoặc bàn giao đúng nguyên tắc.  
• Nhiệt độ trong quá trình vận chuyển đảm bảo theo yêu cầu. 
• Hồ sơ ghi chép đầy đủ vào cơ sở dữ liệu. 
• Trong quá trình thực hiện khi có sự cố cần báo tới ban quản lý chất lượng 

9. Xử lý mẫu và chất thải 

• Tuân thủ đầy đủ theo quy định quản lý và xử lý chất thải của bệnh viện; 
• Tiến hành vệ sinh các thiết bị và bề mặt xét nghiệm bằng cồn 70%. 

10. Biểu mẫu/ bảng kiểm/ phụ lục 

• Hướng dẫn chỉ định 
• Sổ bàn giao mẫu 
• Phiếu thông tin mẫu. 

Phụ lục 1: Lưu đồ các bước thực hiện

Phụ lục 2: Phiếu yêu cầu xử lý mẫu

Phụ lục 3: Hướng dẫn chỉ định dịch vụ máu cuống rốn và/hoặc dây rốn 

Phụ lục 4: Phiếu bàn giao mẫu

Phụ lục 5: Nhật ký bàn giao mẫu

Tài liệu tham khảo/ Tài liệu liên quan 

• Hướng dẫn sử dụng máy BioArchive. 
• Quy trình đóng gói và vận chuyển mẫu. 

Từ viết tắt:  

• MCR: Máu cuống rốn  
• DR: Dây rốn  
• NHM: Ngân hàng mô

Bản quyền và thương hiệu: Thông tin và hình ảnh trên website thuộc quyền sở hữu của Vinmecdr. Việc sao chép, sử dụng phải được Vinmecdr chấp thuận trước bằng văn bản.
Miễn trừ trách nhiệm: Tất cả những tư liệu được cung cấp trên website này đều mang tính tham khảo. Do đó, nội dung và hình ảnh sẽ được thay đổi, cập nhật và cải tiến thường xuyên mà không phải thông báo trước. Vinmecdr không bảo đảm về độ chính xác cũng như sự hoàn thiện về thông tin. Chúng tôi không chịu trách nhiệm pháp lý cho những thiệt hại xuất hiện trực tiếp hay gián tiếp từ việc sử dụng hoặc hành động dựa theo những thông tin trên hoặc một số thông tin xuất hiện trên website này. Vinmecdr không chịu trách nhiệm pháp lý về những sai sót, lỗi chính tả… do nhập liệu cùng với những sự cố khách quan khác như: nhiễm virus, hành vi phá hoại, ác ý… xảy ra trên website này cũng như các website liên kết, nếu có.
Đường link liên kết Vinmecdr sẽ không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý dưới bất kỳ hình thức nào về nội dung của những website không thuộc Vinmecdr đựợc liên kết với website www.vinmecdr.com, bao gồm các sản phẩm, dịch vụ và những mặt hàng khác được giới thiệu thông qua những website đó

0